Στους χώρους όπου θα γίνει η υποδοχή του Πατριάρχη Βαρθολομαίου βρέθηκαν το πρωί της Πέμπτης ο Μητροπολίτης Ξάνθης, ο Δήμαρχος Ξάνθης, ο Αντιπεριφερειάρχης καθώς και άλλοι πολιτικοί και υπηρεσιακοί παράγοντες, προκειμένου να προετοιμάσουν την επίσκεψη του Πατριάρχη και να ρυθμίσουν τις λεπτομέρειες της υποδοχής.
Σε ανακοίνωσή της η Μητρόπολη, αναφέρει:

Ἡ Ἱερά Μητρόπολη Ξάνθης καί Περιθεωρίου εὐχαριστεῖ τόν Δήμαρχο Ξάνθης κ. Χαράλαμπο Δημαρχόπουλο καί τά Μέλη τοῦ Δημοτικοῦ Συμβουλίου, τούς Ὑπαλλήλους τῆς Τεχνικῆς Ὑπηρεσίας καί Καθαριότητος γιά τήν ἐνεργό συμμετοχή τους στήν προετοιμασία τῶν ἐκδηλώσεων ὑποδοχῆς τοῦ Οἰκουμενικοῦ Πατριάρχου κ.κ. Βαρθολομαίου, ὡς δέ καί διά τήν παραχώρηση τοῦ Δημοτικοῦ Ἀμφιθεάτρου «Κων. Μπένης» ὅπου θά πραγματοποιηθεῖ ἡ ἐκδήλωση «Τή Μάνα μου τήν λένε Θράκη, Πόντο, Μ. Ἀσία», χορηγοί της ὁποίας εἶναι ὁ Δῆμος Ξάνθης καί ἡ Περιφέρεια Ἀνατολικῆς Μακεδονίας καί Θράκης.